Portaszolgálat, ahol az épület első benyomása is számít

Kinek van szüksége portaszolgálatra?

Minden olyan épületnek, ahol rendszeresen fordulnak meg idegenek, és fontos tudni, ki van bent. Ez lehet egy több bérlős irodaház, egy gyár kapuja, egy lakópark vagy egy rendelőintézet.

Egy több bérlős irodaháznál a porta a közös pont. A bérlők különböző időpontokban érkeznek és távoznak, mindegyiknek saját vendégei, futárai, takarítói vannak. Ha a bejárat nincs felügyelve, előbb-utóbb valaki olyan is bejut, akinek semmi keresnivalója ott. Egy társasháznál inkább a lakók nyugalma és a közös terek rendje a tét, a mélygarázs, a kerékpártároló, a postaládák.

Milyen feladatok tartozhatnak a portaszolgálathoz?

Az alapfeladatok a beléptetés, a látogatók regisztrálása és a kulcsok kezelése, ezekre szinte minden portán szükség van. Ezen felül a helyszíntől függően jöhet még:

• küldemények átvétele és kiosztása,
• a kamerarendszer képeinek figyelése,
• a tűzjelző vagy a riasztó jelzéseinek fogadása és a megbeszélt protokoll szerinti továbbítása,
• parkolóhely-kiosztás,
• zárás utáni körbejárás, amikor a portás ellenőrzi, hogy minden ajtó zárva van, a világítás le van kapcsolva, és nem maradt senki bent a szinteken,
• telefonos tájékoztatás.

Hát, a lista bővíthető, de érdemes reálisnak maradni. Egy portás, aki egyszerre fogad vendéget, figyel tizenhat kamerát és veszi át a csomagokat, egyiket sem tudja rendesen csinálni. A feladatok körét a forgalomhoz kell méretezni.

Mi befolyásolja a portaszolgálat költségét?

A legnagyobb tényező a nyitvatartás, vagyis az, hogy naponta hány órában és a hét hány napján kell a porta. Egy hétköznap reggeltől estig tartó porta más, mint egy folyamatosan működő, több műszakos rendszer.

Számít a feladatok köre és összetettsége, a forgalom nagysága, a nyelvtudási igény, valamint az, hogy egy vagy több bejáratot kell-e lefedni. Ha a portás a meglévő beléptetőrendszerrel dolgozik, azt is figyelembe vesszük, mert sok papírmunkát kivált. Konkrét összeget az ajánlatban kap, tételesen.

Megéri saját portást alkalmazni?

Ez a cég döntése, és mindkettőnek van értelme. A saját alkalmazott mellett szól, hogy jobban kötődik a céghez. A külső szolgáltató mellett pedig az, hogy a helyettesítés, a szabadságolás és a műszakbeosztás gondja nem a cégnél marad. Egy egyfős portánál ez utóbbi könnyen fejfájást okoz, hiszen ha az egyetlen portás beteg, a bejárat őrizetlen. Amúgy ha a porta mellé éjszakai őrzés is kell, azt a vagyonvédelem keretében lehet hozzáilleszteni.