A csapat
Csapatunk: így szerveződik a munka a megrendelő körül
Egy szolgáltató csapata a megrendelő szemszögéből három kérdésre bontható le: kit hívhat, ki dolgozik a helyszínen, és ki felel az eredményért. Ezen az oldalon ezt a hármat mutatjuk be, nevek helyett szerepekkel.
Felépítés
Hogyan épül fel a Bennarik Group csapata?
A csapat szerepek mentén szerveződik: a megrendelő egy állandó kapcsolattartóval beszél, aki mögött minden szolgáltatási területnek saját felelőse van, a helyszíni munkát pedig az adott terület szakemberei végzik. Ez a felállás akkor is így működik, ha Ön csak egy területet rendel meg.
Miért fontos ez? Mert a legtöbb félreértés nem a munkában, hanem az információ útjában keletkezik. Ha egy kérés három emberen megy át, mire a helyszínre ér, könnyen torzul. Pont ezért igyekszünk rövidre és átláthatóra hagyni ezt az utat.
- Állandó kapcsolattartó
- Terület-felelős a biztonság és a marketing élén
- Helyszíni szakemberek, akik ismerik a megrendelő épületét és szokásait
Szerepek
Ki mit csinál a megrendelő érdekében?
Az Ön első számú embere. Fogadja a kéréseket, átlátja az összes megrendelt területet, és visszajelez, ha valami elkészült vagy változik.
Szakmai gazdák. Ők tervezik meg a munkát, beosztják a kollégákat, és ők felelnek a minőségért.
Őr, fotós, videós, kampánykezelő.
Visszanézzük, mi készült el, és ha kell, javítunk, hát ezért van.
Mit csinál a kapcsolattartó?
A kapcsolattartó az a személy, akihez a megrendelő minden kérdéssel fordulhat, legyen szó biztonságról vagy marketingről. Ő fordítja le az Ön igényét a szakterületek nyelvére, és ő gondoskodik róla, hogy a kérés eljusson oda, ahová kell.
Egy irodavezetőnek ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy nem kell fejben tartania, melyik kérdéssel kit kell hívni. Ha a recepciónál valami nem stimmel a beléptetéssel, vagy ha a jövő heti bejegyzéshez kellene egy friss fotó, ugyanazt a számot hívja.
Mi történik, ha a kapcsolattartó nem elérhető?
Ilyenkor helyettes veszi át, aki ismeri a megrendelő ügyeit. Ezt már az együttműködés elején rögzítjük, hogy Ön is tudja, kihez fordulhat szabadság vagy betegség idején. Amúgy ez az egyik olyan kérdés, amit minden szolgáltatótól érdemes megkérdezni.
Milyen szerepük van a terület-felelősöknek?
A terület-felelős az adott szakterület szakmai vezetője, aki a munkát megtervezi, a csapatot beosztja és a minőségért felel. Két ilyen szerep van, mindkét szolgáltatási ágnak egy.
A biztonsági terület felelőse például az őrzési rendet, a portaszolgálat beosztását és a jelentések rendjét tartja kézben. A marketinges a kampányok irányáért és a tartalmak gyártásáért felel. Mindketten a saját szakmájának szabályai szerint dolgozik, mégis egymással egyeztetve.
Miért jó, ha a felelősök egymással is beszélnek?
Mert sok feladat két terület határán van. Egy telephelyen készülő közösségi videó vagy egy rendezvény előtt például a biztonsági személyzetnek is tudnia kell a dologról. Ha a felelősök egy szervezetben dolgoznak, ez az egyeztetés belül történik meg, és Önnek nem kell közvetítenie.
Hogyan dolgozik együtt a tartalomgyártás és a kampánykezelés?
Szorosan, mert az egyik nyersanyagot gyárt, a másik felhasználja. A tartalomgyártó kollégák már a forgatás tervezésekor tudják, milyen felületre készül az anyag: álló videó kell egy rövid közösségi posztba, vagy fekvő a weboldal fejlécébe. Ez apróságnak tűnik, mégis ezen múlik, hogy utólag vágni, igazítani vagy újraforgatni kell-e valamit.
A marketinges pedig visszajelez, melyik tartalom működött, és ebből a következő forgatás is tanul. Ez egy körforgás, amiben a megrendelőnek csak a jóváhagyásnál kell részt vennie.
Ismerje meg a kapcsolattartóját már az első egyeztetésen
Az ajánlatkérés után az a személy keresi Önt, aki később is a kapcsolata lesz. Így már az elején kiderül, jól tudnak-e együtt dolgozni.
Kommunikáció
Hogyan kommunikálunk a megrendelővel?
A kommunikáció ritmusa a szolgáltatás jellegétől függ. Egy folyamatos őrzésnél más tempó kell, mint egy egyszeri videóforgatásnál, ezért a csatornákat és a gyakoriságot az elején közösen határozzuk meg.
- 01
Nyitó egyeztetés
Megbeszéljük, ki a kapcsolattartó Önnél és nálunk, milyen csatornán beszélünk, és mi számít sürgős ügynek.
- 02
Írásos rögzítés
Minden feladat és változás írásban.
- 03
Rendszeres visszajelzés
Folyamatos szolgáltatásnál időnként átnézzük, mi működik jól és min kell javítani; marketingnél ez a jóváhagyási körökben és a riportokban történik meg.
- 04
Változáskezelés
Ha bármelyik fél módosítana valamin, a kapcsolattartón keresztül egyeztetjük, és a megállapodásba is bekerül.
Elvárások
Mire számíthat a megrendelő a csapattól?
Arra, hogy tudja, kivel beszél, és hogy a kérése nem vész el útközben. Ez a legfontosabb. A többi, mondjuk a pontos érkezés vagy az ellenőrizhető munka, ebből következik.
Számíthat arra is, hogy a helyszínen dolgozó kollégák ismerik az épület rendjét. Egy reggeli műszakkezdésnél, amikor a dolgozók egyszerre érkeznek, a portásnak tudnia kell, kit enged be és kit nem. Ezeket az információkat a betanítás során adjuk át, és frissítjük, ha változnak.
És persze számíthat arra, hogy ha valami nem jó, szólhat. Erre való a minőségközpontú szemlélet, amiről külön oldalon írtunk.
- Egy telefonszám, egy e-mail-cím
- Betanított helyszíni személyzet, aki ismeri az Ön épületének szokásait
- Nyitott visszajelzési csatorna
Mi a megrendelő szerepe az együttműködésben?
A megrendelő oldalán is jó, ha van egy kijelölt kapcsolattartó, aki dönteni tud a napi kérdésekben. Ő lehet az irodavezető, a telephelyvezető, a társasház kezelője vagy egy rendezvény főszervezője.
Ennek egyszerű oka van. Ha nálunk egy ember fogja össze a szálakat, de Önnél öt különböző kolléga ad egymásnak ellentmondó utasítást, az egész rendszer megbicsaklik. Szóval a kétoldali, egy-egy fős kapcsolat a legtisztább felállás.
Milyen információra van szükségünk az induláshoz?
Az induláshoz a helyszín alapadataira, a hozzáférési rendre és az elvárásokra van szükség. Fizikai szolgáltatásoknál ez kulcskezelést, nyitvatartást, a kritikus területek listáját jelenti. Online marketingnél inkább a célcsoportot, a korábbi kampányokat és a hozzáféréseket a hirdetési fiókokhoz.
Ezeket nem kell előre összegyűjtenie. A bejárás vagy az első egyeztetés során együtt végigmegyünk rajta, és a kapcsolattartó jegyzetel.
Hogyan lehet visszajelzést adni a csapatnak?
A legegyszerűbben a kapcsolattartón keresztül, bármikor. A dicséretet is továbbadjuk, nem csak a panaszt. Pontosabban, főleg azt, mert egy helyszíni kollégának jólesik hallani, ha valaki észrevette a munkáját.
Mennyi időt kell a megrendelőnek a közös munkára szánnia?
Az elején többet, utána egyre kevesebbet. Az első hetekben a bejárás, a betanítás és a jóváhagyások miatt gyakoribbak az egyeztetések. Amikor a rend beáll, a kapcsolattartás jellemzően a rendszeres visszajelzésre és az időnkénti változásokra szűkül, persze ez szolgáltatásonként eltér.
Gyakori kérdések
Kérdések a csapatról és a munkaszervezésről
Kihez fordulhatok, ha kérdésem van?
A kijelölt kapcsolattartójához. Ő minden megrendelt területről tud, és ha szakmai részletre van szükség, bevonja a terület-felelőst.
Ugyanazok a kollégák dolgoznak majd a helyszínen?
Rendszeres szolgáltatásnál erre törekszünk, mert a helyismeret sokat számít. Ha változik a beosztás, az új kolléga betanítást kap, és Ön is tudni fog róla.
Hogyan tudom jelezni, ha valami nem megfelelő?
Szóljon a kapcsolattartónak telefonon vagy írásban. A jelzést továbbítjuk a terület-felelősnek, aki intézkedik, és visszajelzünk, mi történt. Fontos, hogy minél konkrétabb legyen, hol és mikor volt a gond, mert így gyorsabban lehet javítani.
Miért nem szerepelnek nevek ezen az oldalon?
Mert az Ön szempontjából a szerepek számítanak, és a kapcsolattartóját úgyis személyesen ismeri meg az első egyeztetésen. Ott lesz alkalma mindent megkérdezni tőle, ami a közös munkához fontos.
Kell nekünk is kapcsolattartót kijelölni?
Erősen ajánlott. Egy döntésképes ember a megrendelő oldalán is sokat egyszerűsít, na meg elkerülhetők vele az ellentmondó kérések. Nem kell, hogy főállásban ezzel foglalkozzon, elég, ha tudja, kihez forduljon a cégen belül.
Lépjen velünk kapcsolatba
Kérjen árajánlatot!
Töltse ki az űrlapot, és kollégáink rövid időn belül felveszik Önnel a kapcsolatot egy személyre szabott ajánlattal.