Ajánlatkérés érkezett: hogyan válaszoljon egy B2B cég?

Ha ajánlatkérés érkezik, a legjobb válasz gyors, személyes, és kérdéssel zárul. Gyors, mert lehet, hogy az érdeklődő egyszerre több céget is megkeresett. Személyes, mert egy sablonlevélből semmi nem derül ki arról, kivel fog dolgozni. A kérdés pedig azért kell, mert a jó ajánlathoz információ kell, és ezt csak beszélgetésből lehet összeszedni.

Ha B2B szolgáltatóként pénzt és időt tesz a marketingbe, nem mindegy, mi lesz a beérkező űrlapokkal: egy napokig olvasatlan ajánlatkérés ugyanannyiba került, mint az, amelyikre aznap válaszoltak. A kampány dolga az, hogy valaki kitöltse az űrlapot. Onnantól a cégen múlik, lesz-e a hirdetésre költött pénzből megrendelés.

Miért fontos, hogy mikor válaszol?

Mert az ajánlatkérés pillanatában az érdeklődő épp ezzel foglalkozik. Talán kedd délután, két megbeszélés között töltötte ki az űrlapot, és még fejben van a probléma. Ha aznap visszahívják, emlékszik, mit írt. Ha egy hét múlva, könnyen lehet, hogy már másik partnerrel egyeztet, vagy egyszerűen elengedte a témát.

A gyorsaság itt nem kapkodást jelent. Jobb aznap délután egy átgondolt, két kérdést tartalmazó válasz, mint öt perc múlva egy olyan levél, amiből kiderül, hogy a küldője el sem olvasta rendesen az űrlapot, és most a cégbemutatóval próbálja pótolni a figyelmet.

Ezért érdemes eldönteni, ki figyeli az ajánlatkéréseket, és mi történik, ha ő szabadságon van. Kell egy név, és kell egy helyettes. Ez apróság, de ha hiányzik, az ajánlatkérések egy közös postafiókban várnak, és mindenki azt hiszi, hogy a másik figyel rájuk.

Telefonáljon vagy írjon vissza?

Ha az érdeklődő megadott telefonszámot, a hívás a jobb első lépés. Öt perc beszélgetésből több derül ki, mint egy háromkörös levelezésből, és az érdeklődő hangjából azt is hallja, mennyire sürgős neki, mennyire biztos a dolgában, és hogy csak tájékozódik, vagy már a döntés előtt áll. Ha nem veszi fel, küldjön egy rövid e-mailt, hogy kereste, és mikor próbálja újra.

Van, aki kifejezetten írásban szeret egyeztetni. Ilyenkor ne erőltesse a hívást, de az első levél akkor is legyen személyes, és kérjen benne egy időpontot egy rövid beszélgetésre.

Mit írjon az első válaszban?

Keveset, de konkrétan. Az első üzenet célja az, hogy az érdeklődő érezze, valaki tényleg elolvasta, amit írt, és hogy legyen egy világos következő lépés. Egy jó első válasz nagyjából ezt tartalmazza:

• Megszólítás névvel.
• Egy mondat arról, mit értett meg a kérésből, a saját szavaival, mert ebből látja az érdeklődő, hogy nem egy automatikus visszaigazolást kapott.
• Két-három pontosító kérdés.
• Javaslat a folytatásra: hívás, bejárás vagy online egyeztetés, lehetőleg konkrét időpontokkal.
• A válaszoló neve és közvetlen telefonszáma, nem csak a központi cím.

Amit érdemes kihagyni: a cégbemutató PDF-et, a teljes szolgáltatáslistát, a hosszú bekezdést arról, mennyire elkötelezett a cég. Ezek ráérnek. Ha az első levél nem fér el egy telefon képernyőjén, akkor túl hosszú.

Milyen kérdéseket tegyen fel?

Olyanokat, amelyek nélkül nem tud tisztességes ajánlatot adni. Mekkora a feladat, mikorra kell, ki dönt róla, mi nem működött eddig, és van-e már elképzelés a keretről. Ez utóbbit kínos lehet megkérdezni, pedig nélküle könnyű olyan ajánlatot írni, ami eleve kívül esik a megrendelő lehetőségein.

Az első válasz ne egy hosszú kérdőív legyen. Egy beszélgetésben, ahol a válaszok alapján jön a következő kérdés, sokkal többet megtud, és közben az érdeklődő is látja, hogyan gondolkodik Ön.

Mikor küldjön árat?

Akkor, amikor már érti a feladatot. Ha túl korán, kétmondatos leírás alapján küld számot, két rossz eset jöhet: vagy túl magas lesz, mert minden bizonytalanságot beleárazott, vagy túl alacsony, és a munka közben derül ki, hogy több van benne. Egyik sem jó kezdés egy együttműködéshez.

Ha az érdeklődő mindenképp számot kér az első beszélgetésen, adhat ársávot, vagy elmondhatja, mitől függ az ár. Ez őszintébb, mint egy kerek összeg a semmiből. Utána jöhet az írásos ajánlat, amiben a feladat, a menetrend, az ár és a feltételek is benne vannak, tehát minden, amire a döntéshozónak szüksége lesz, ha a kapcsolattartó továbbítja neki.

Mi a teendő, ha az érdeklődő nem válaszol?

Keresse újra, de mértékkel. Ezt a részt könnyű túlzásba vinni, és ugyanilyen könnyű teljesen kihagyni. Egy emlékeztető pár nap után, egy másik egy-két hét múlva, ennyi elég. Mindegyik legyen rövid, és adjon valami újat: egy kérdést, egy javaslatot, egy kapcsolódó cikket. A „csak érdeklődöm, hogy megkapta-e” típusú levél nem visz előre semmit.

Ha sehogy sem jön válasz, zárja le udvariasan, és jegyezze fel, mi történt. A hírlevél jó csatorna arra, hogy a félbemaradt érdeklődők később se felejtsék el a céget, ha feliratkoztak rá. Ajánlatkérés alapján senkit ne tegyen fel a listára, ahhoz külön hozzájárulás kell.

Honnan tudja, melyik csatorna hozza a jó ajánlatkéréseket?

Úgy, hogy minden ajánlatkérésnél rögzíti a forrást és az eredményt. Ha az űrlap már magától elmenti, honnan jött a látogató, a többit egy egyszerű táblázat is elbírja: dátum, forrás, téma, lett-e belőle ajánlat, és lett-e belőle megrendelés. Pár hónap után látszik, melyik kampány hoz sok, de gyenge érdeklődőt, és melyik keveset, de jót. Erről részletesebben a kampánymérésről szóló cikkünkben írtunk.

Ha az ajánlatkérések minősége gyenge, érdemes megnézni azt az oldalt is, ahová a hirdetés visz. Ebben a landingoldalakról és a Google Ads első hónapjáról szóló írásunk segít.

Hogyan tudunk segíteni?

A marketingtanácsadásnál a kampányok mellett azt is érdemes együtt megnézni, mi történik az ajánlatkéréssel a beérkezése után: ki kapja meg, mikor válaszol, és hogyan kerül nyilvántartásba. Ha a hirdetések kezelésében is segítség kell, a kampánykezelés is egy kézben marad.

Írja meg, honnan érkeznek most az ajánlatkérések, és mi történik velük. Ebből indulunk ki egy első beszélgetésen.